Im Rahmen der Study Tour am Vortag (05.11.) wird der Hafen von Antwerpen besichtigt, nach Rotterdam (NL) der zweitgrößte in Europa gemessen an Umschlagszahlen und Gesamttonnage und mit 13,5 Mio. TEU fast doppelt so groß wie Hamburg. Im Anschluss an den Hafen sind gleich drei Behördenvertreter für Kurzvorträge geladen, darunter der belgische Zoll, die nationale Behörde für die Kontrolle von CITES-Einfuhren sowie die CA für die EUDR / EUTR. Abgeschlossen wird der Konferenzauftakt durch ein Begrüßungsbuffett. Am Freitag, dem 6. November, findet dann die Konferenz selbst statt.

Geprägt ist die diesjährige Ausgabe durch zwei ausländische Delegationen aus Guyana/Suriname und Ghana unter Beteiligung der FAO, bestehend aus Unternehmensinhabern aus den jeweiligen Produzentenländern. Hierzu gibt es auch eine Zwischenveranstaltung nach der Hafenbesichtigung und vor dem Begrüßungsempfang, bei der sich Exporteure mit EU-Importeuren vernetzen können. Gerade hierdurch wird ein Mehrwert der Konferenz geschaffen.